Uma das partes com maior complexidade nas grandes empresas, o fluxo de documentos muitas vezes leva mais tempo e recursos do que deveria, prejudicando etapas operacionais e estratégicas.
É fundamental que o processo de documentos esteja potencializado, para dar maior velocidade e assertividade ao fluxo e, consequentemente, maior eficiência operacional ao departamento jurídico da empresa.
Confira três dicas do DJ para potencializar o fluxo de documentos da sua operação!
1- Organização
Organizar arquivos e documentos é o primeiro passo para qualquer ação de ganho de desempenho operacional.
Um cenário conturbado “trava” uma série de etapas do processo. Afinal, sem uma organização, muito tempo é desperdiçado procurando os documentos ou arquivos corretos. Um ambiente organizado torna essa busca simples e muito mais rápida.
Busque padrões, tags, pastas e subpastas como alternativas para essa organização. Evangelize sua equipe sobre a necessidade de manter sempre esses padrões.
2- Mapeie e defina os processos relacionados à documentação
Para otimizar o fluxo de documentos, é fundamental conhecer todos os processos relacionados à obtenção, análise, armazenamento e relações com a documentação.
Mapeie, entenda os gargalos e defina planos de ação para complementar essas atividades. É fundamental que a equipe de operação envolvida nesses processos participe das etapas, já que ela conhece as dificuldades do dia a dia e tem muito mais histórico para gerar insights.
3- Use a tecnologia
Uma série de inovações tecnológicas tem revolucionado a forma de automatizar tarefas manuais e operacionais. Com o fluxo de documentos não é diferente!
A tecnologia tem ajudado em todas as etapas da esteira de documentação, desde a solicitação até a administração desses documentos. Com isso, as empresas conseguem reduzir prazo e aumentar assertividade.
A Docket, utilizando a tecnologia, auxilia uma série de empresas na busca, gestão e pré-análise de certidões de todo o Brasil. Reduzindo em até 80% do prazo na obtenção de documentos, sua equipe consegue ganhar tempo para investir em atividades estratégicas.
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