No mundo empresarial, a eficiência é perseguida continuamente pelos gestores, com o objetivo de atingir as metas estabelecidas. Um fator determinante é a realização de um trabalho em equipe de forma coesa e assertiva. Para isso, é preciso um time preparado e motivado para trazer os resultados.

Pensando nisso, elaboramos este artigo com algumas dicas práticas para melhorar a eficiência do seu time, garantindo produtividade e qualidade do trabalho. Deseja elevar a sua equipe para outro nível? Continue a leitura!

Pratique a escuta ativa

O primeiro passo para qualquer entendimento ou melhoria mútua é manter uma comunicação aberta. Os integrantes da equipe precisam entender que, mesmo existindo uma hierarquia, todos estão abertos a darem suas opiniões, críticas, sugestões, etc.

O gestor deve trabalhar para que não seja passada uma imagem de arrogância ou supremacia, mantendo o livre acesso para que os colaboradores entrem em contato quando necessário. Dessa forma, todos poderão contribuir sobre a rotina de trabalho.

Isso é muito importante, um funcionário só emite a sua opinião buscando melhorar, agilizar e facilitar suas atividades diárias. Cabe ao gestor selecionar as melhores sugestões e colocá-las em prática para melhorar a eficiência.

Lidere pelo exemplo

Já ouviu dizer que “os comandados são o reflexo do seu líder”? Se o gestor deseja uma equipe comprometida, com bons comportamentos, assertiva, focada e disposta a trazer soluções para a empresa, ele deve ser o exemplo.

Mostrando como se faz, a cobrança terá muito mais respaldo e será muito mais fácil de ser seguida. Dificilmente os liderados fogem do padrão do seu líder. Então, antes de qualquer reclamação sobre o comportamento da equipe, tenha certeza de que você está agindo de forma exemplar.

Forneça feedback contínuos

Em teoria, os feedback objetivam a melhora de desempenho das equipes para alcançar os resultados esperados. Entretanto, na prática, alguns gestores só utilizam este recurso quando algo os desagradam. Ou seja, infelizmente, o feedback só serve para criticar os colaboradores ou o time. Isso é um erro duplo por parte do gestor, pois:

– Desperdiça um recurso excelente como o feedback, que poderia ser utilizado para desenvolver pontos importantes de toda a equipe e passar uma visão ampla de todo o trabalho realizado até aquele momento;

– O feedback é para motivar a equipe, e não desanimar. O gestor que acredita que a crítica, por si só, é suficiente para instigar os colaboradores está enganado.

Pratique o feedback da forma correta. Mostre os erros, mas sempre apontando as razões e como tais erros foram cometidos. Em seguida, apresente a solução ou faça com que a equipe reflita em conjunto para encontrar as resoluções e melhorar a eficiência os resultados.

Defina metas claras

Como saber se está indo bem ou mal, se não sabe exatamente o que tem que fazer ou qual é o resultado esperado? Até mesmo para que os feedback sejam efetivos, é necessário que todos tenham entendido os objetivos. Só assim o gestor poderá cobrar o desenvolvimento dos resultados.

É importante salientar que, quando é dito “metas claras”, não se trata apenas de uma explicação detalhada sobre os objetivos de cada equipe, é essencial que essas metas sejam factíveis e alcançáveis. Depois de apresentar números que estão ao alcance de todas as equipes, mostre os benefícios para a empresa, para o time e cada colaborador individualmente.

Uma boa forma de criar metas claras é utilizando o modelo SMART. Segundo a metodologia, para ser eficaz, ela deve ser específica, mensurável, atingível, relevante e temporal.

Automatize processos

Automatizar, antes de qualquer coisa, é economizar. Não é difícil imaginar, por exemplo, quanto tempo se gasta com impressão, arquivamento ou cópia de documentos — tarefas que são repetidas à exaustão nas empresas. Assim, para melhorar o controle de documentos e de outras tarefas desempenhadas de modo manual, a melhor e mais eficiente saída é a automação desde o momento de desenhar os processos.

Ter softwares que auxiliem no dia a dia da equipe resulta em atividades com menores taxas de erros e necessidade de retrabalhos. Tudo isso torna a gestão organizacional muito mais simples e eficiente. Além disso, os colaboradores podem investir tempo em decisões mais estratégicas, a fim de ajudar o time e a empresa a atingirem seus objetivos.

Verifique se os processos estão funcionando

Muitas vezes, a empresa já possui uma equipe qualificada e com ótimas habilidades. Porém, o fluxo dos processos pode gerar gargalos para o alcance dos resultados planejados. Assim, é importante que o gestor verifique cada etapa do processo, quais as dificuldades apresentadas pelos colaboradores e qual a melhor maneira de resolvê-las para conseguir eficiência e resultado em menor tempo.

Para melhorar a eficiência da sua equipe, é preciso analisar se o gestor está aplicando as estratégias corretas para extrair o melhor do seu time. Verifique detalhadamente as dicas aqui apresentadas, ouça os colaboradores e adapte-as à sua realidade. Dessa forma conseguirá pessoas engajadas e sinergia para tornar o trabalho melhor.

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