Lidar com documentação é um desafio para muitos departamentos. Para a equipe, que depende diretamente de documentos e certidões, a demora na obtenção dos documentos e a organização interna geram muitos gargalos na operação. Para os gestores, que precisam fazer o acompanhamento do time e tomar decisões com base em relatórios, a falta de visualização pode gerar dificuldades dentro da própria companhia.

A tecnologia é um meio seguro, e de fácil entendimento, que proporciona muito mais facilidade nas tarefas diárias. Com o auxílio das novidades do mundo tecnológico, é possível garantir a produtividade da equipe, reduzir o trabalho operacional e dar mais celeridade a todos os processos. E isso engloba automatizar a gestão de documentos.

Aqui no Documentos Jurídicos, nós já apresentamos e explicamos o que é GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e uma série de técnicas de arquivamento. Agora, vamos apontar as vantagens que uma plataforma como a da Docket, que vai além da gestão, pode proporcionar para o time. Confira!

Acompanhamento de todo o processo

Ao acessar uma dashboard completa, você consegue visualizar todos os status e gráficos pertinentes às solicitações de documentos do time.

Para um gestor, essa é a melhor maneira de fazer uma verificação simples e rápida sobre tudo o que está acontecendo. Já para os colaboradores, essa é a melhor maneira de acompanhar os pedidos e solicitações de documentos feitos, conseguindo prever o tempo que uma operação completa pode levar.

Uma dashboard que centralize os dados processuais, é uma ótima forma de automatizar a gestão de documentos.

Armazenamento em nuvem

Uma das formas mais seguras, e de baixo custo, existentes para se armazenar documentos é na nuvem. Com a plataforma de gestão de documentos, você pode deixar todos os arquivos guardados por tempo ilimitado.

Essa facilidade permite que todos consigam conferir os documentos e certidões de maneira mais rápida, sem a necessidade de procurar em meio a pastas e armários. Com todos os documentos digitalizados, é possível conferir quais já foram emitidos, impedindo que documentos sejam emitidos em duplicidade e, consequentemente, eliminado gastos.

Melhor gerenciamento do fluxo de caixa

Ao emitir alguns tipos de documentos ou certidões, é preciso pagar algumas taxas para os órgãos emissores. Com a contratação de uma plataforma completa para automatizar a gestão de documentos, que também realiza a busca desses documentos, as taxas e emolumentos são antecipados.

A Docket, por exemplo, arca com todos os custos antecipadamente para que as suas operações sejam realizadas com mais celeridade. No final do mês, ela envia a fatura fechada, o que garante uma melhora significativa no fluxo de caixa.

Monitoramento dos vencimentos

Quem nunca teve problemas com documentos vencidos? Esse é um dos desafios mais comuns, já que um documento ou certidão vencido pode gerar o atraso, em meses, de operações cruciais para todo o negócio da empresa.

Por isso, é essencial investir em um software que monitore automaticamente as datas de vencimento dos documentos e envia alertas, para que a reemissão de cada um deles possa ser solicitada. Vale reforçar que, para documentos obtidos online, a reemissão pode ser feita automaticamente. 

Gestão de time

Como já adiantamos, para os gestores de equipes, softwares que ajudam a automatizar a gestão de documentos só traz vantagens. Além de conseguir monitorar todo o processo, também é possível visualizar o desempenho dos colaboradores e extrair relatórios para uma análise mais aprofundada de todos os processos do time.

Quer saber mais sobre as vantagens que a automação de processos e uma plataforma completa podem oferecer para o seu time? Acesse o site da Docket para mais informações!