O mapeamento de processos é uma das ações mais importantes em uma empresa. Essa técnica é um tipo de exercício que ajuda a aplicar e compreender metodologias de melhorias de processo. Para isso, o mapeamento é, em geral, dividido em três etapas:

– Definição do processo e da ferramenta que serão utilizados durante o mapeamento;08

– Levantamento das informações necessárias, de acordo com o nível de detalhe desejado;

– E validação do mapa do processo.

Mas qual é a importância de mapear processo?

O mapeamento de processos oferece muitas vantagens. A primeira delas é que, ao destrinchar todas etapas das operações desempenhadas pela empresa, você tem uma visão ampla, do início ao fim, de todo o processo. Torna-se mais fácil e claro identificar os problemas e gargalos, o que permite estudar melhorias que garantem a fluidez de todo o sistema e a prevenção de desafios.

Além disso, também é possível assegurar que todos tenham uma percepção completa de todos os recursos utilizados e se isso está de acordo com os objetivos que devem ser atingidos. Como consequência, o entendimento do negócio é mais claro, assim como quais os responsáveis e aqueles que se beneficiam em cada uma das etapas.

Como fazer mapeamento de processos

O mapeamento do processo começa quando há conhecimento do que está mapeando e o motivo. Parece um pouco óbvio ou até mesmo fácil responder a essa pergunta, mas muitas empresas sentem dificuldade em colocar isso na prática.

Pensando nisso, montamos o passo a passo de como desenvolver esse mapa e fazer seus negócios crescerem. Continue com a gente e boa leitura!

Conheça as regras de negócio

Antes de iniciar todo o estudo de processos, é preciso ter em mente as regras de negócio. Isso significa que todas as etapas devem estar de acordo com as regras de negócio da companhia, ou seja, as restrições e leis que auxiliam nas tomadas de decisão.

Toda a operação deve estar de acordo com o que é empregado nas regras, assim como a estratégia utilizada em cada fase.

Defina objetivos

Cada uma das etapas que serão mapeadas possuem um objetivo e ele deve ser considerado dentro do conjunto de atividades na organização. Afinal, para entender como e o motivo das operações rodarem, é necessário identificar qual é a finalidade de cada uma delas. A partir daí, é possível entender, em cada fase, o que faz sentido ou não e trabalhar nas melhorias.

Identifique as saídas do processo

Chamamos de “saídas” todas as entregas que acontecem no final dos processos, portanto elas não são necessariamente palpáveis, mas sim os entregáveis de cada um. São essas entregas que agregam valor à companhia como um todo, aos produtos ou aos serviços.

Saiba quem são os clientes

De nada adianta identificar as saídas de cada processo, se você não souber quem são os clientes. Vale reforçar que cliente pode ser externo ou interno, ou seja, alguém ou uma área da sua própria empresa.

Essa etapa é importante, pois é quando, em geral, existe uma intersecção de áreas e/ou funções. A passagem de trabalho de um colaborador ou time para o outro deve ser a mais fluida e completa possível para que nada se perca durante esse caminho.

Quando falamos de clientes externos, essa passagem também deve ser feita da melhor maneira possível. Mesmo tendo todas as interações necessárias ao longo do processo, é nesse momento em que é gerado valor para a empresa. Por isso, também, é preciso identificar qual é a expectativa sobre as entregas no mapeamento de processos.

Identifique as entradas do processo

Chamamos de “entradas” todos os componentes que sofrem quaisquer tipos de modificações ao longo do processo. É importante ressaltar que essas mudanças são feitas devido à necessidade de agregar mais valor à cadeia produtiva.

Entenda os recursos usados

Identificar os recursos utilizados, sejam eles humanos, maquinários, metodologias, tecnologias e outros quaisquer, é uma das etapas mais importantes. Mas além dessa identificação, também é preciso entender os motivos pelos quais esses recursos são utilizados e, então, se existem alternativas melhores para o bom andamento das operações. Afinal, são eles que colaboram que as entradas e saídas.