O uso de recursos tecnológicos no ambiente empresarial já pode ser considerado uma realidade comum. A implementação de um software de gestão de documentos é uma estratégia que traz inúmeros benefícios e merece ser estudada.

No cotidiano de um departamento jurídico, por exemplo, essa tecnologia pode ser uma grande aliada. Diante de tantas responsabilidades, ela facilita o dia a dia dos profissionais com análise de dados, pareceres de formalização e elaboração e revisão de contratos. O controle do fluxo dessas documentações também é imprescindível para assegurar um bom nível de eficiência.

Se você está interessado em investir nesse tipo de software, mas ainda tem dúvidas sobre os aspectos que devem ser levados em consideração, não deixe de ler este post! Reunimos dicas e informações importantes que facilitarão sua escolha.

Por que investir em software para gestão de documentos?

É importante deixar claro o porquê desse tipo de investimento ser importante e interessante para sua empresa.

Com o desenvolvimento das operações e processos empresariais, os gestores e empreendedores precisavam contratar uma equipe especialmente dedicada à gestão do fluxo de informações e documentos. Isso se deve principalmente ao aumento significativo no volume de papéis, certidões, contratos e comprovantes produzidos e armazenados.

Porém, o que se percebe é que a contratação de mão de obra exclusiva para essa função não é o investimento mais adequado. Além de todas as dificuldades inerentes à gestão de pessoas, outros custos — trabalhistas e previdenciários — decorrem dessa decisão, aumentando as despesas empresariais.

Desse modo, adquirir um software de gestão de documentos tem sido uma opção vantajosa e mais barata. Além desses benefícios, a empresa que aposta nessa ferramenta conquista duas vantagens essenciais para o desenvolvimento empresarial:

• Redução dos erros humanos — que pode acarretar grandes prejuízos ao negócio;
• Obtenção de processos mais ágeis — conferindo mais eficiência ao setor.

O que não pode faltar nessa ferramenta?

A primeira ideia que você precisa ter em mente é que um bom software de gestão de documentos precisa ser elaborado pensando nas dores e desafios do departamento jurídico de sua empresa. Por isso, é importante avaliar se as funções apresentadas estão de acordo com suas demandas.

De nada adianta adquirir um sistema com inúmeros recursos se ele não contribuir com o seu dia a dia e desburocratizar suas atividades. Assim, existem alguns aspectos que não podem faltar. São eles:

Facilidade de operação

Um bom sistema deve ser fácil de operar, afinal, perder tempo procurando pastas e comandos não é nada produtivo. Por isso, é importante que você analise se sua interface e manuseio são simples e se as tarefas serão, de fato, beneficiadas com seu uso.

Praticidade dos comandos

Os comandos existentes no sistema precisam ser práticos e intuitivos. Rotinas comuns do setor, como o armazenamento e visualização de contratos e documentos, devem estar à disposição do usuário de maneira rápida e simples.

Assim, se você deseja salvar um contrato ou buscar uma informação que já se encontra salva no sistema, é importante que essa opção seja facilmente encontrada e rapidamente executada.

Funções de organização úteis

Obviamente, as funções de organização de documentos devem ser o núcleo de todo o software de gestão e elas devem ser úteis ao seu setor. Com isso, é fundamental procurar por um produto que consiga categorizar seus documentos e organizá-los de uma forma que o tempo gasto para consultá-los seja reduzido.

Segurança na gestão de documentos

Como esse tipo de ferramenta lida com documentos e dados essenciais para seu negócio, é imprescindível que recursos que garantam um bom nível de segurança estejam incluídos no sistema.

Seja para resguardar o sigilo de documentos confidenciais ou proteger dados bancários e pessoais dos clientes, é preciso investir em um sistema que oferece modernas técnicas de armazenamento — em nuvem ou não — e inclua backups e bloqueios de acesso de acordo com a hierarquia dos funcionários.

Como escolher o melhor software de gestão de documentos?

Agora que você descobriu o que não pode faltar em um programa de gestão de documentos, ajudaremos-o a escolher aquele que melhor atenderá às demandas e necessidades de seu setor e de sua empresa como um todo.

Sabemos que o departamento jurídico e seus profissionais são fundamentais para o funcionamento de uma empresa, deixando-a mais segura, planejada, eficiente e contribuindo para uma atuação em conformidade com a lei.

Por isso, para que seu trabalho seja melhor desempenhado, veja como escolher o melhor software de gestão de documentos:

Escolha programas com disponibilidade de integração

O software deve ser implementado para tornar seus processos mais rápidos, agilizando e facilitando cada etapa. Para isso, contar com disponibilidade de integração é uma grande vantagem, afinal, quanto mais soluções um mesmo programa tiver, melhor ele será.

Observe a quantidade de tarefas que podem ser gerenciadas

É interessante que você também observe a quantidade de tarefas (próximas e anteriores) que podem ser gerenciadas e facilitadas pelo software. Os melhores programas possuem diversos recursos e conseguem alcançar as principais demandas do setor jurídico, basta pesquisar e comparar!

Fique atento ao suporte prestado para a empresa

A rapidez e qualidade do suporte prestado pela empresa que desenvolve o sistema é mais um indicador de que você está no caminho certo e investirá em um produto que, de fato, contribuirá para o melhor funcionamento do seu setor.

Para se sentir mais seguro, procure fazer um teste e verificar como é o atendimento, o suporte técnico e se os profissionais estão preparados para sanar suas dúvidas e ajudar a solucionar os problemas que possam surgir.

Valor do software

Por último, é preciso observar se o valor cobrado pelo sistema é compatível com suas funções e nível técnico. Lembrando que sua escolha jamais deve se basear apenas no capital a ser investido.

De modo geral, empresas de médio e grande porte necessitam de softwares mais potentes e complexos e, por isso, o valor tende a ser mais alto. Assim sendo, para realizar uma boa aquisição, avalie suas necessidades e compare os programas que possuem funções semelhantes.

Escolher um software para gestão de documentos pode parecer uma missão complexa e gerar muitas dúvidas nos gestores. Porém, com todas as informações apresentadas ao longo deste material essa tarefa se tornará muito mais simples e segura. Portanto, aproveite o conhecimento adquirido e comece a procurar pelo programa ideal para sua empresa!

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