Realizar uma boa gestão de arquivos digitais tem se tornado uma das maiores preocupações das empresas a partir do surgimento da era digital. O extravio de um documento pode ocasionar a perda de horas ou até dias de trabalho. 

Atualmente, o processo mais comum no armazenamento dos arquivos é em nuvens e em servidores conectados à uma única rede. 

Tendo isso como base, selecionamos 5 dicas para gestão de arquivos digitais da sua empresa, visando maior organização, agilidade e praticidade. Confira!

1- Armazenamento em nuvem

Este é um serviço onde os arquivos são armazenados em um servidor externo e mantidos em segurança por empresas especializadas.

Assim, é possível acessá-los de qualquer lugar, o trabalho em equipe é facilitado e ocorre uma redução drástica do tempo gasto na burocracia para a entrada e consulta de documentos. 

2- Acessos aos arquivos

Troca de nome de clientes, deslocamento de pastas e outros acidentes são comuns, se todos os colaboradores tiverem acesso a todos os documentos. 

Por isso, é fundamental que apenas alguns colaboradores possam alterar os arquivos digitais, visando a maior produtividade e segurança do sistema. 

3- Nomeação 

Os principais benefícios dos arquivos digitais, são que eles podem ser facilmente guardados, alterados e encontrados, mas, para acelerar o processo ainda mais, é importante que cada documento tenha informações que facilitem na hora da busca dos mesmos. 

Informações relevantes, como: data de emissão, nome do cliente, tipo de operação, natureza da emissão, entre outros, são exemplos de facilitadores de busca.

Os arquivos devem trazer nomes que possam facilitar na sua identificação, por isso, padronizar o nome dos documentos de uma forma que você possa identificá-los rapidamente, é essencial. Dessa forma, organizar os arquivos digitais se torna a forma mais estratégica para o uso cotidiano. O uso de tags, ou abreviações, podem ajudar a identificar um tipo de documento, por exemplo. 

4- Backups

Os backups ou cópias de segurança podem ser realizados de diferentes formas. Você pode salvar seus dados em um servidor, que pode estar em uma rede interna, intranet, ou em nuvem, servidores externos acessados pela internet. 

Outra opção é fazer o backup de seus arquivos em HDs Externos ou Pen-Drives. 

5- Revisões semanais

Esvaziar toda a pasta de documentos local e transferir todo o seu conteúdo digital para o servidor, para que ele seja armazenado de maneira e na pasta adequada, é o maior desafio.

Apesar de, às vezes, passarem despercebidos, os custos de não encontrar as informações corretas quando necessárias são enormes. Acessar informações relevantes no momento certo é fundamental para a tomada de decisões precisas. 

Os problemas que surgem de más decisões são, simplesmente, uma falha na informação usada, pois está errada ou obsoleta.

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