Uma boa gestão dos documentos físicos e digitais pode contribuir, e muito, para o sucesso das operações da sua empresa. Todo negócio precisa lidar com diversos documentos, de diferentes naturezas e, para administrar tudo isso, é necessário procurar o auxílio de métodos mais eficientes e ferramentas mais adequadas para gerir documentos.

Pensando nisso, separamos 7 técnicas para gerir documentos, reduzindo custos, otimizando espaços, agilizando os processos e dando maior controle sobre acessos e manuseio da documentação da sua empresa. Confira!

1- Nomeação dos documentos

É essencial ir além da simples estruturação por ordem alfabética quando o número de arquivos cresce, por isso, para facilitar a busca dos documentos, desenvolva uma técnica de arquivamento que faça sentido para você e para sua empresa. 

Criar siglas, utilizar abreviações ou números e datas, são exemplos de facilitadores, quando precisamos encontrar os arquivos mais rapidamente. 

2- Digitalização

A digitalização dos arquivos pode ser considerada a técnica mais importante quando tratamos de gestão de documentos, pois com os mesmos em formato virtual, será necessário menos espaço físico, além do compartilhamento, que se torna mais eficiente e ágil. 

Atualmente, muitos itens fiscais já contam com versões eletrônicas, que podem substituir os documentos físicos. 

3- Divisão dos documentos

Elaborar uma tabela ou lista para gerir documentos com maior praticidade, pode ser fundamental. Classifique os documentos que devem ser guardados fisicamente, os que possuem assinaturas, os que podem ser armazenados digitalmente e os que não precisam ser preservados depois da utilização ou digitalização. 

4- Temporalidade

Fazer o descarte de parte dos arquivos é uma prática necessária para garantir espaço e permitir acesso rápido aos que realmente importam, pois, nem todos os documentos precisam ser guardados para sempre. 

Entretanto, antes de descartar o documento, deve-se levar em conta a temporalidade ou a validade de cada tipo de papel. Um exemplo para controlar esses prazos é criar uma planilha de validade que segregue os documentos conforme seu tipo, localização e data de descarte.

5- Backups

É imprescindível a realização de backups dos arquivos que foram digitalizados para garantir a segurança dos dados, portanto, a atualização periódica de tudo é fundamental. 

Mantenha seus documentos em computadores, na internet e, também, em um pendrive, a fim de assegurar que tudo estará disponível quando você precisar.

6- Políticas claras de uso dos documentos

A base para o sucesso de qualquer gestão, é a padronização de processos. A definição de regras claras para a utilização e o transporte dos arquivos é uma maneira inteligente e segura de garantir o andamento das atividades e evitar riscos, como danos ou extravio dos documentos. 

Estipule quais deles podem ser acessados por todos e quais devem ter acesso restrito, além de procedimentos que serão adotados para sua solicitação, para que o controle seja feito da melhor forma. 

Docket

A Docket desenvolveu uma plataforma que torna mais simples a busca, gestão e pré-análise de documentos e certidões em todo o Brasil, reduzindo o tempo na obtenção de documentos em até 80%.

Através de um software, é possível que empresas, de diversos segmentos, criem bancos de documentos, solicitem emissões programadas e façam o download quando quiserem.

Além disso, a inteligência artificial desenvolvida pela Docket, realiza a pré-análise de diversas páginas de matrículas de imóveis em segundos, possibilitando economia de tempo e aumento da produtividade para as empresas.

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