Poucos veem relação, mas a organização de documentos pode fazer com que a companhia seja muito mais eficaz e obtenha vantagens em diversos aspectos. Toda a gestão e administração impactam nos negócios, principalmente quando se trata de informações tão sensíveis e importantes para toda a organização.
Mas como a organização de documentos pode ajudar a minha empresa? Explicamos tudo nesse artigo.
Economia de tempo
Uma empresa que não investe em melhorias na gestão de documentos acaba desperdiçando o tempo de seus funcionários. Imagine que um colaborador precise procurar um documento para conseguir que um processo ou qualquer operação prossiga. Caso os documentos não estejam devidamente organizados, ele levará muito tempo até encontrá-lo.
Quando os arquivos e documentações estão em lugares corretos, se torna muito mais eficaz a busca. O andamento de processos e operações segue seu fluxo com maior agilidade e assertividade.
Aumento nos lucros
A máxima “tempo é dinheiro” se encaixa perfeitamente nesse contexto. Ao assegurar que todos os funcionários tenham trabalhos menos operacionais, como a busca de documentos, otimizados, também fica garantido que os colaboradores consigam atuar em atividades que realmente gerem lucro para a empresa.
Mais espaço físico
A organização de documentos em pastas e caixas faz com que eles ocupem menos espaço físico, ao contrário do que acontece quando a documentação fica espalhada em diversos locais. Dessa forma, a companhia consegue ter uma metragem maior para investir em novas salas ou tornar o ambiente mais agradável.
A digitalização de documentos é um ponto muito importante, quando o assunto é o aumento do espaço físico. Ao armazenar documentos em nuvem, além da empresa assegura que eles nunca serão perdidos, extraviados ou até mesmo sofrer com a ação do tempo, também não é necessário separar armários ou salas de arquivamento.
Segurança da informação
Uma das maiores preocupações que permeiam empresas e o mercado como um todo é a segurança da informação. Os documentos de uma companhia contêm dados sensíveis e confidenciais, por isso, a organização dos documentos e o armazenamento adequado dessas documentações contribuem para que elas permaneçam protegidas.
Aqui, também entra o armazenamento em nuvem. Uma das maneiras mais seguras de se armazenar documentos, já que o acesso fica restrito às pessoas que possuem as autorizações e senhas para conseguir atingir esses dados.
Escalabilidade da companhia
Escalabilidade é um dos maiores propósitos das empresas. Fazer com que a empresa cresça e os processos consigam acompanhar esse crescimento, mesmo que exponencial, é um dos fatores que mais motivam os empreendedores a buscar por inovação.
A organização de documentos é uma maneira de tornar a empresa escalável. Como? A dica, nesse caso, é investir em um software que cuide de toda a gestão de documentos. Com todo o workflow automatizado, a otimização de todo o processo fica garantida.
Vale lembrar que, conforme a empresa cresce, o gerenciamento de documentos também aumenta. Por isso, é essencial investir em maneiras que tornem toda a administração desses arquivos a mais fácil e simples possível, seja com documentos da própria organização ou com documentos de empresas terceiras.
Melhora na comunicação
A comunicação entre as áreas, para muitas empresas, é um desafio. Quando os documentos estão devidamente organizados, a comunicação se torna mais fluida, menos complexa. Isso acontece porque todos sabem em qual lugar estão os documentos mais importantes.
Toda a parte administrativa da empresa, por exemplo, sabe identificar quais são os documentos mais importantes, sigilosos e sensíveis para a companhia. Assim como as áreas operacional, comercial e jurídica, caso seja uma empresa que lide com documentos de terceiros, conseguem compartilhar esses dados sem desencontro de informações.
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