Muitas companhias lidam com um problema em comum: a falta de processos. Isso acontece devido à ausência de mapeamento das etapas do desenvolvimento de serviços e produtos. Até mesmo as empresas com potencial no mercado de atuação podem ter problemas com prazos e entregas, caso não sigam uma padronização. Para evitar esse impasse, é importante desenhar processos de todas as fases de criação do serviço ou produto.

A princípio, é preciso mapear o fluxo das atividades para compreender como as ações são executadas no cotidiano das equipes, sejam elas operacionais ou não. Uma gestão de processos eficaz parte de uma visão ampla, focada em resultados escaláveis.

A dúvida é: como aplicar processos na sua empresa? Neste post, vamos responder a essa pergunta com algumas dicas para colocar em prática em seu negócio. Confira!

Qual é o objetivo em desenhar processos?

Pense na seguinte situação: sua empresa está passando por um processo de crescimento e precisa contratar novos colaboradores ou movimentar funcionários atuais para outras equipes. Seus processos não estão desenhados e as equipes vão dedicar cerca de uma semana para fazer o treinamento das pessoas recém-chegadas. Esse tempo poderia ser reduzido, caso os processos já estivessem definidos.

Para isso, conheça todos os setores, entenda os impactos de cada ação e a forma como cada uma delas é executada. Com essa atitude, é possível mapear quais são os pontos fortes em áreas funcionais e quais são pontos a serem trabalhados, pensando sempre na otimização de processos que pode gerar mais agilidade e resultado.

Além disso, desenhar os processos de maneira detalhada, promove mais inteligência para a empresa, pois a curva de aprendizado das equipes se torna mais acelerada e precisa.  Resultado disso é o aumento da produtividade e o crescimento da empresa perante clientes e concorrentes.

Separamos fatores importantes para aplicar uma estratégia na hora de desenhar processos e alguns cuidados a serem tomados:

1. Defina seus objetivos

Todos os processos devem colaborar de forma direta para o alcance dos objetivos da companhia.

Ao estruturar um processo, ele deve contemplar o momento atual da empresa e fazer sentido para o dia a dia dela. Dessa forma, é necessário considerar a relação com os colaboradores, fornecedores, clientes, executores, parceiros e todos os demais pontos-chave que fazem parte da rotina de trabalho.

A cultura organizacional também deve fazer parte dos processos. Como assim? Todas as mudanças estruturais e processuais precisam estar de acordo e transparecer os aspectos considerados a essência da empresa. Com isso, o time tende a ser mais receptivo com as novidades da companhia.

2. Identifique as saídas do processo

Também chamadas de outputs, as saídas são as entregas feitas no final dos processos. Elas agregam valor com o passar da cadeia produtiva e finalizam no produto ou serviço pronto.

No entanto, as saídas não se limitam aos aspectos palpáveis, como a entrega de um produto. Tratam-se também de outras entregas, como dados, aprovações e tomadas de decisão.

3. Analise o detalhamento do processo

Para que um processo seja eficaz, ele precisa ser detalhado. Tenha em mente que, além de entregar as tarefas, desenvolvê-las com precisão é o que vai impactar no produto final. Desenhar os processos, basicamente, é especificar passo a passo o que deve ser feito. Seja didático e busque explicar a estratégia de cada etapa para os colaboradores. Assim, o seu produto fará sentido para quem o desenvolve.  

4. Documente o fluxo atual

Faça um fluxograma para ter uma visualização rápida e fácil da estrutura do processo. Avalie-o e, ao identificar os pontos de melhoria, aproveite para esboçar um novo desenho iniciando o processo de otimização de processos. Nesse caso, dois cenários são possíveis:

– O desenho pode ser inter funcional e abranger todo o processo, o que significa que a mudança terá caráter estratégico, poderá atingir todas as áreas da companhia e exigirá um compromisso de longo prazo;

– A mudança pode solucionar um problema específico ou atender a um objetivo, o que significa que o escopo é reduzido e fica centralizado em determinado fluxo de trabalho.

5. Fique atento às melhorias

Ao detectar inconformidades, gargalos e atrasos, busque documentá-los e transmiti-los à equipe, visando sempre a participação de todos nas sugestões de melhorias . Lembre-se de que não há ninguém melhor para ser ouvido do que os colaboradores na hora de desenhar processos. São eles que fazem parte das etapas processuais, praticam diariamente as funções e entendem o que pode ser benéfico ou não no cotidiano.