Vitais para qualquer empresa, os documentos digitais ou físicos estão presentes em todas as etapas, desde a construção até a consolidação de um negócio. Contrato social, alvará de funcionamento e matrícula de imóvel são alguns exemplos de documentos que as empresas podem precisar no decorrer da sua trajetória e operação.

Justamente por serem fundamentais, os processos que cercam os documentos precisam ser claros e bem produzidos. É importante que toda a organização seja feita de maneira simples, prática e muito completa.

Mas, afinal, o que é mais vantajoso? Os documentos digitais ou documentos físicos?

A necessidade dita a preferência

Não existe melhor ou pior. Cada necessidade exige uma documentação específica e uma forma de armazenagem diferente. Fundamental é identificar qual é a operação e o objetivo daquele documento seja, ele físico ou digital.

Documentos Digitais

A revolução tecnológica possibilitou o avanço e a automatização de diversas operações e processos, e com as documentações não foi diferente. Os documentos digitais tornaram o dia a dia de diversas operações muito mais simples.

As assinaturas realizadas via certificado digital garantiram autenticidade e validade jurídica de diversos documentos digitais. Isso amplia ainda mais as possibilidades de trabalho com esse tipo de documentação.

A armazenagem dos documentos digitais é mais barata, porém não menos complexa. Mesmo no ambiente digital, organizar bem todos os documentos é essencial para potencializar as operações, reduzir tempo e auxiliar nos processos. Confira aqui algumas dicas do DJ sobre como organizar arquivos digitais!

Documentos Físicos

Mesmo com os avanços que a revolução digital trouxe, principalmente no Brasil, as vias físicas dos documentos ainda são muito importantes.

Para algumas operações é necessária uma autenticidade que apenas os documentos físicos conseguem trazer. Por isso é importante atentar-se a essas operações, definindo processos e recursos para os documentos físicos, sua gestão e armazenagem.

Mesmo que o seu negócio tenha capacidade e possibilidade de trabalhar apenas com os documentos digitais, fornecedores, clientes e órgãos públicos podem ter especificações que tornam necessário o uso dos documentos físicos. Prepare a operação da sua empresa para os dois tipos de demanda.

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