É muito importante que as empresas, de qualquer tamanho ou segmento, tenham um departamento jurídico funcional. Afinal, essa é a área responsável por embasar e avaliar relações e contratos que asseguram o bom funcionamento do negócio.
A maioria dos departamentos jurídicos, entretanto, tem desafios relacionados à complexidade das suas próprias operações. Com isso, o gerenciamento de tempo e baixo rendimento podem ser pontos de atenção – que devem ser trabalhados e melhorados.
Pensando nisso, separamos as melhores dicas disponíveis no mercado para que você possa aumentar a performance do seu departamento jurídico, ganhar em produtividade e fazer uma gestão mais efetiva dos contratos. Acompanhe!
Qual a importância da gestão de contratos?
Gerir os contratos de uma companhia vai além da organização. A gestão também envolve o acesso facilitado às informações e o controle dos custos. Quando o impacto da má gestão é perceptível, a maior parte das empresas compreende que é preciso criar meios de garantir mais segurança e celeridade às operações.
Padronização de processos, fluxograma e organização do acervo de documentos dentro do departamento jurídico são bastante importantes. Ainda que o gestor não opte por um software de gestão, ele deve desenvolver mecanismos para garantir que seus papéis estejam sempre acessíveis e sejam fiscalizados periodicamente.
Como otimizar o gerenciamento de tempo?
Mesmo equipes altamente eficientes, automatizadas e com um altíssimo grau de organização enfrentam desafios praticamente intransponíveis em seu dia a dia. Elas podem sofrer com as perdas de prazos e falhas na entrega de resultados.
O gerenciamento de tempo é particularmente complicado para os colaboradores dos departamentos jurídicos das empresas. Além de terem que lidar com um grande volume de documentos, eles precisam fazer atendimentos e a busca de contratos, processos e certidões — muitas vezes, em outras comarcas.
O primeiro passo para garantir um bom gerenciamento de tempo dentro do setor é se certificar de que todos os funcionários consigam comunicar-se com eficiência (seja por memorandos, sistema interno ou e-mail). Falhas nesse sentido podem atrasar ainda mais o recebimento, assinatura ou análise de documentos.
É interessante contar com empresas reconhecidas para obter documentos fora da sede da empresa ou seus arredores. Apostar em uma parceria com instituições especializadas garante que você obtenha os documentos necessários com sobra de tempo e que o colaborador possa dedicar-se exclusivamente ao seu core business.
Como melhorar a performance do departamento jurídico?
Veja nossas sugestões para aumentar a produtividade do departamento jurídico:
1. Aposte em uma agenda
Manter uma agenda (preferencialmente online) permite que todos os colaboradores conheçam as pendências do departamento. Dessa forma, as obrigações e os prazos se tornam mais claros.
Aplicativos e softwares específicos são de grande ajuda nesse sentido, já que eles proporcionam uma comunicação mais rápida e fluida entre o time. Além disso, permitem que todos vejam com clareza o que foi feito e como está a divisão de tarefas para cada um.
2. Controle tarefas delegadas
Nem todas as atividades do departamento jurídico devem ser feitas exclusivamente pelo advogado. Agendamentos, lançamento de dados e acompanhamentos podem ser delegados para outros colaboradores, a fim de aumentar o rendimento do time.
Entretanto, delegar tarefas não significa que o advogado pode deixá-las completamente de lado e focar em outras pendências. Ele deve manter por completo o controle de sua execução e estabelecer um prazo definitivo para o recebimento.
3. Use a tecnologia como aliada
Atualmente, o armazenamento de dados, a troca de informações e até a finalização de transações são realizados quase que exclusivamente online. Por esse motivo, contar com bons dispositivos, programas, softwares de gestão e uma equipe de tecnologia é essencial para qualquer departamento jurídico.
Lembre-se, porém, de que os aparelhos não são à prova de falhas. Assegure-se de que todos os equipamentos sejam revisados periodicamente para que não falhem quando você mais precisar e não deixem sua equipe na mão!
4. Mantenha o local de trabalho constantemente organizado
Manter o ambiente arrumado é primordial para qualquer departamento jurídico que queira melhorar sua performance. Um espaço físico caótico reflete negativamente na fluidez dos processos.
Logo, assim que acabar de utilizar um livro ou qualquer tipo de arquivo ou material, o colaborador precisa devolvê-lo para seu espaço. Ele também deve manter a ordem ao guardar papéis (ou mesmo documentos no computador) e deixar sua mesa sempre livre.
5. Invista em softwares de gestão
Não há mais espaço para gaveteiros desorganizados nos departamentos jurídicos das empresas. Afinal, a fragilidade dos documentos faz com que a digitalização seja uma maneira muito mais correta de preservá-los e mantê-los a salvo.
Softwares especializados permitem que o colaborador ganhe tempo, já que é possível ter em mãos os documentos nos momentos necessários. Além disso, garantem que eles nunca passarão por qualquer processo de deterioração.
6. Gerencie bem os documentos
Arquivos em outros municípios, certidões que não podem ser obtidas online, cópias de processo… A rotina do departamento jurídico geralmente exige que você e sua equipe trabalhem com documentos de todo o Brasil.
Por isso, priorizar o controle e gerenciamento tanto dos documentos já disponíveis quanto daqueles que dependem do envio de terceiros é essencial. Para papéis que estejam em outra localidade, busque sempre por parceiros qualificados e invista naqueles que trouxerem um bom retorno.
Agora, você já conheceu nossas dicas para melhorar a performance do departamento jurídico e já está pronto para aplicá-las ao seu negócio. Quer saber mais? Cadastre-se na nossa newsletter e receba todas as dicas sobre negócios e suas vertentes jurídicas!
