A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma tecnologia extremamente benéfica para a organização de uma empresa, mas ainda pouco conhecida pelos gestores de negócios. A aplicação do GED auxilia no ganho de produtividade e competitividade no mercado em que atua. Quer aprender os fundamentos da Gestão Eletrônica de Documentos? Acompanhe nosso post!

O que é GED?

A Gestão Eletrônica de Documentos consiste em uma solução tecnológica que permite o gerenciamento digital e físico da documentação de uma empresa. Ela pode ser constituída de diversos módulos:

– Captura e gerenciamento de documentos;

– Workflow/BPM — gestão de processos;

– COLD/ERM — gestão de relatórios;

– Forms processing — automatização da digitação de dados de formulários;

– Records and Information Management (RIM) — gestão do ciclo de vida documental.

Com a solução tecnológica, todos os documentos são classificados, categorizados, processados e armazenados conforme padrões bem estruturados e seu tempo de guarda é determinado. Tudo de acordo com a legislação vigente e as regras de negócio internas da empresa.

Assim, se estabelece uma estrutura de indexação e marcações múltiplas que facilitam e agilizam a pesquisa e a localização de documentos e informações.

Que tipo de documento pode ser gerido eletronicamente?

A Gestão Eletrônica de Documentos é extremamente versátil, podendo lidar com documentos que estejam em qualquer suporte (mídia): papel, arquivos eletrônicos de texto, dados, imagem, som, CD, DVD etc.

Não há nenhuma restrição quanto à forma de apresentação do documento: estruturado (cujas informações estão em posições fixas) ou não estruturado (cujas informações podem estar em qualquer parte do corpo do documento).

Alguns exemplos de documentos estruturados são: guias, boletos de pagamento bancário e notas fiscais. Os documentos não estruturados são: manuscritos, correspondências e contratos.

Associado a tecnologias de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres), o GED consegue mapear e extrair informações dos documentos digitalizados — estruturados ou não — para tornar sua indexação mais exata e sua recuperação imediata.

Para qual negócio a tecnologia de GED é indicada?

A Gestão Eletrônica de Documentos é indicada para negócios de qualquer porte e de qualquer atividade econômica — com ou sem fins lucrativos.

Afinal de contas, em todas as organizações existe um grande volume de documentação (administrativa, contábil-fiscal, trabalhista, cartorária e forense etc.) que precisa ser gerenciado em cada etapa do seu ciclo de vida — desde a criação até o descarte.

O que a minha empresa ganha com a Gestão Eletrônica de Documentos?

A Gestão Eletrônica de Documentos apresenta diversos benefícios, dentre os quais podemos destacar:

Organizar, controlar e normatizar o fluxo de documentos.

Os recursos tecnológicos de GED permitem gerenciar todas as etapas do ciclo de vida de um documento — criação, classificação, avaliação, aprovação, revisão, versionamento, transferência, guarda, conservação e descarte.

O GED combina e aplica as melhores técnicas de arquivística e ciência da informação e os recursos mais avançados de tecnologia da informação para que o fluxo de documentos da sua empresa ocorra sem entraves, gargalos ou desvios.

Agilizar o acesso aos documentos e o seu compartilhamento

Como os documentos ficam bem organizados e indexados ocorre uma otimização da difusão de informações. A busca e localização se torna mais rápida, com significativa melhoria da precisão na recuperação de informações.

Com isso, a produtividade dos seus colaboradores aumenta, não havendo perda de tempo procurando por um documento.

Ademais, as plataformas de Gestão Eletrônica de Documentos permitem o acesso remoto à documentação (via internet), a qualquer hora e de qualquer lugar, obedecendo a critérios rígidos de segurança que asseguram a confidencialidade, autenticidade, confiabilidade e integridade das informações ali armazenadas.

Com essa facilidade (acesso online), o compartilhamento dos documentos ocorre de maneira virtual e segura, sem vazamento de informações sigilosas e reduzindo as ocorrências de extravio ou falsificação de documentos.

Possibilitar o gerenciamento do fluxo de trabalho

Na ferramenta de GED é possível organizar e priorizar tarefas, controlar prazos, gerir o trâmite de documentos e sincronizar as ações das pessoas, por meio de metodologias de Workflow (Gestão do Fluxo de Trabalho) e BPM (Business Process Management — Gerenciamento dos Processos de Negócio).

Dessa forma, os membros da sua equipe conseguem acompanhar de forma simples todas as etapas de um processo de trabalho, mesmo que estejam em localidades físicas distintas.

Melhorar o suporte ao processo decisório

O processo decisório passa a ser embasado em evidências documentais, sem especulações. Agregar e acessar os documentos certos na hora certa, potencializa as chances de ser bem-sucedido nas decisões tomadas.

Promover a gestão do conhecimento organizacional

Documentos como projetos, newsletter, data books, dossiês, procedimentos e instruções de trabalho, normas internas e outros, formam o arcabouço de conhecimento organizacional, que precisa ser bem guardado e gerido para facilitar as rotinas diárias da empresa e possibilitar o aproveitamento de novas oportunidades de negócios.

Garantir a preservação do patrimônio documental

A partir da implantação do GED, a manipulação física da documentação se torna desnecessária na maioria das vezes, evitando danos aos documentos.

Além disso, os documentos em meio digital podem ter cópias de segurança geridas por rotinas automáticas de backup, para que o acervo documental também seja adequadamente preservado no ambiente virtual.

Maior economia e eficiência na gestão ambiental

Os custos com cópias são reduzidos drasticamente, já que o acesso passa a ser em meio eletrônico (imagens digitalizadas). E, o melhor, a substituição dos documentos impressos pelos digitais reduz o consumo de papel, tinta para impressora e energia elétrica, diminuindo as despesas e minimizando os impactos ambientais da sua organização.

Contribuir para a conformidade legal da empresa

Para ter conformidade legal, a sua empresa deve atender às exigências normativas aplicáveis dos governos Federal, Estadual e Municipal.

No momento de uma fiscalização, sua empresa precisa que os documentos fiscais, tributários e trabalhistas estejam organizados, preservados e sejam disponibilizados de forma ágil.

Com a Gestão Eletrônica de Documentos, sua empresa cumpre as exigências legais dos órgãos competentes, contribuindo para a redução de autuações e multas por falha na localização de documentos e informações.

Os ganhos podem ser mensurados em todas as áreas. A Gestão Eletrônica de Documentos organiza e otimiza o fluxo de informações e do trabalho, melhora a produtividade, a competitividade e a sustentabilidade da sua empresa.

Em plena era da informação, é indispensável que os gestores de negócios saibam o que é GED e comecem a desfrutar dos benefícios desse conjunto de tecnologias o mais rápido possível.