Nos dias atuais, começar processos pode trazer grandes benefícios para as muitas empresas que sofrem com um problema que se tornou comum: a falta de padrão na realização das atividades. Isso pode ocorrer devido à falta de mapeamento das fases de desenvolvimento dos serviços e produtos oferecidos, por exemplo.

Com as inúmeras inovações trazidas pela transformação digital como a propagação de softwares e a automação industrial e de processos, a padronização tornou-se muito mais fácil de ser alcançada.

A falta de padronização em uma empresa pode acabar acarretando em dificuldades com os prazos e entregas e, para que isso seja evitado, desenhar processos de todas as fases de criação do produto ou serviço é fundamental.

Desenhar os processos de uma organização acelera a curva de aprendizado das equipes, gerando um relevante aumento na produtividade e no crescimento da empresa em si, perante aos seus clientes e, até mesmo, concorrentes. 

Com base nisso, separamos 6 passos para você começar processos do zero em sua empresa. 

1- Objetivos estratégicos estabelecidos

O primeiro passo para começar processos do zero é traçar todos os objetivos estratégicos da empresa, pois, somente assim, os responsáveis pela criação dos processos terão conhecimento dos objetivos a serem alcançados e poderão alinhar seus procedimentos e etapas de uma forma muito mais assertiva, com as metas estratégicas do negócio.

2- Priorização 

Não há como criar todos os processos de uma empresa de uma vez, portanto, é preciso dar prioridade aos processos mais importantes e que sejam mais eficientes e eficazes para a organização. 

Pergunte-se quais os processos que mais agregam valor para o cliente final e quais processos são críticos, ou seja, se não ocorrerem da forma correta, poderiam paralisar a empresa ou gerar prejuízos.

3- Processos atuais e futuros (As-Is e To-Be)

É fundamental observar os processos que funcionam atualmente (As-Is), observando-os diretamente, entrevistando todos os envolvidos e coletando documentos, como: manuais, formulários, checklists, planilhas, entre outros. E também os processos futuros (To-Be), com o diagrama do que se almeja para o futuro.

4- Oportunidades de melhorias

Atrasos, gargalos, desperdícios, handoffs, duplicidade de controles, mudança de materiais, novas máquinas e tecnologias e, até mesmo, a extinção de algumas tarefas que não agregam mais valor ao negócio são algumas das principais oportunidades de melhorias de um processo. 

5- Softwares

Com todos os envolvidos cientes e devidamente treinados, é dado início ao seu processo. Com o uso de softwares de automação, os indicadores de desempenho dos processos são monitorados em tempo real. 

Isso permite que, caso ele não esteja atingindo os resultados desejados, poderão ser tomadas as providências necessárias para corrigi-los. 

6- Processos contínuos

Não basta somente saber como criar processos em uma empresa, é preciso melhorá-los continuamente, pois, assim, sempre que um processo for otimizado, mas não atingir os resultados esperados, volta-se à primeira etapa e tenta-se criar um processo ainda melhor. 

E mesmo que os processos atinjam seus objetivos, sempre se deve fazer um estudo para verificar se não existe alguma oportunidade de melhoria que possa ter passado despercebida e que possa tornar a empresa ainda mais eficiente e lucrativa. 

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